---------------------------------------------------------------------------------------
PROGRAM KERJA KESEKRETARIATAN BPM
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS ILMU SOSIAL ILMU POLITIK
UNIVERSITAS PADJADJARAN, JATINANGOR, SUMEDANG
---------------------------------------------------------------------------------------
Bidang I (Rapat)
1. Penetapan notulensi per Komisi
2. Standarisasi format notulensi
3. Penyediaan Buku notulensi per Komisi dan rapat-rapat lainnya
4. Persiapan Pemilu
5. Persiapan Kongres II
6. Laporan kerja per 2 bulan
7. Pembuatan berita acara rapat
PROGRAM KERJA KOMISI A
PENGAWASAN BEM KEMA FISIP UNPAD
1. Standardisasi pengawasan BEM KEMA FISIP UNPAD
a. Waktu : Agustus akhir sidang Pleno
b. Rancangan Standardisasi (ditetapkan pada sidang pleno)
2. Rapat koordinasi dengan BEM, sebanyak dua kali pada awal semester ganjil dan genap.
3. Rapat koordinasi insidental, dilaksanakan untuk menyikapi permasalahan segera
4. Rapat evaluasi dengan BEM, rutin dua bulan sekali
5. Sebelum diadakan evaluasi, terlebih dulu diadakan polling, bekerja sama dengan Komisi B dan Komisi C.
6. Dalam rangka menjalankan fungsi pengawasan, maka setiap kegiatan yang dilakukan oleh BEM harus diberitahukan terlebih dahulu kepada Komisi A BPM FISIP
7. Rapat internal komisi satu bulan sekali
8. Sidang Pleno, sebelum polling dan setelah rapat evaluasi
9. Mengingatkan BEM dalam pembuatan standar baku OSPEK
10. Kontrol serta uji kelayakan KKM.
PROGRAM KERJA KOMISI B
1. Pembuatan Kotak Saran, sebanyak dua buah (papan komunikasi dan BPM), pada minggu kedua September
2. Polling, dua bulanan
3. Rapat antar komisi (A,B,C) sebelum polling
4. Pembuatan E-mail (feed back dalam bentuk jawaban dan tindakan), print out di tempel di papan komunikasi
5. Hearing dengan pihak terkait sebanyak dua kali, dengan Dekanat, mahasiswa, Rektorat.
6. Pembahasan hasil hearing, dalam bentuk publikasi dan tindak lanjut
7. Beasiswa (pengumpulan data dan publikasi)
8. Rapat evaluasi Komisi B, tiga bulan sekali
9. LPJ Komisi B, April dan Mei
10. Rapat internal Komisi B, satu bulan sekali
11. Rapat insidental.
12. Permasalahan lain, mengenai pengelolaan SC, Parkir, papan komunikasi
PROGRAM KERJA KOMISI C
1. Pembuatan Mading BPM, bulan September
2. Pembuatan Kotak Surat, bulan September
3. Pembuatan Kotak Saran dan Pengaduan, bulan September
4. Buletin per bulan, mulai Oktober
5. Rapat rutin BPM per bulan, mulai September
6. - Up Grading BPM, dua kali (November 2004, Februari 2005)
- Studi Komparatif, Desember
7. Polling insidental
8. Rapat evaluasi internal komisi perbulan
9. Mempererat hubungan dengan BPM-BPM fakultas lain dan BPM Universitas
10. Pembuatan Situs BPM, September
11. Hukerla, feed back madding/bulletin
12. LPJ
13. Pusat Informasi
PROGRAM KERJA KOMISI D
1. Rancangan Tatib BPM, Juni minggu ke 4
2. Rancangan SK Tatib BPM, Juni minggu ke 4
3. SK Kesekretariatan dan SK Staffing BPM, Juni minggu ke 4
4. Sidang Pleno rancangan Tatib BPM dan SK, Agustus minggu ke 4
5. Rancangan Tap BPM, September minggu 1-2
6. Sidang Pleno Tap BPM, September minggu ke 4
7. Rancangan ….. Pemilu, Oktober minggu ke 4
8. Sidang Pleno …. Pemilu, Oktober minggu ke 4
9. Rapat internal Komisi D per bulan
10. Berkoordinasi dengan Komisi A berkaitan dengan penyusunan Standar kelayakan KKM.
Bidang II (Kearsipan)
1. Penyediaan buku komunikasi
2. Pembuatan jadwal piket
3. Surat-menyurat
4. Dokumentasi rapat dan keputusan
5. Penyediaan Kotak Surat
6. Inventarisasi Barang
7. Laporan Kerja per 2 Bulan
STANDAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
BPM KEMA FISIP UNPAD
Pendahuluan
BPM Kema Fisip Unpad sebagai salah satu badan untuk mewadahi aspirasi mahasiswa, tidak terlepas dari kegiatan administrasi, maka dari itu dibentuklah suatu Badan kelengkapan yang bernama Kesekretariatan. Administrasi selalu dilakukan baik bersifat jangka penjang maupun jangka pendek, seperti pengarsipan, proposal, surat menyurat, pembukuan, dsb.
Berdasar pada pengalaman kerja pengadministrasian BPM selama periode sebelumnya, dirasakan sangat sulit ketika tidak memiliki pedoman dan standar baku. Hal ini mendorong kami untuk membuat standar baku administrasi BPM Kema Fisip Unpad.
Setelah mengumpulkan berbagai referensi dan membahasnya secara bersama-sama, akhirnya kami berhasil merumuskan tiga standar baku:
1. Pengarsipan
2. Proposal
3. Pembukuan
Diharapkan dari ketiga standar baku yang telah kami susun ini, dapat membantu kerja administrasi BPM Kema Fisip Unpad periode selanjutnya.
Kami menyadari bahwa apa yang kami buat belumlah sempurna. Oleh karena itu kami mengharapkan masukan-masukan agar menjadi lebih baik. Selain itu, tidak menutup kemunginan untuk diperbaiki atau ditambah oleh BPM Kema Fisip Unpad periode selanjutnya apabila memang dirasakan perlu.
BPM Kema dalam manajemen kearsipannya menggunakan 3 proses:
a. Record creation; pembuatan arsip
b. Use and maintenance; penggunaan dan pemeliharaan arsip
c. Retirement; pengistirahatan arsip, yang terdiri dari penyusutan, penilaian, dan retensi.
Alur Tata Kearsipan BPM Kema FISIP Unpad:
Pengurusan --> Penataan --> Penyusutan --> Penemuan kembali
ISI
I. PENGARSIPAN
MANAJEMEN PENGARSIPAN
Manajemen pengarsipan dianggap baik apabila memiliki:
1. Kebijakan pengendalian arsip
2. Sistem pengklarifikasian arsip
3. Sistem pelayanan dan penyajian arsip
4. Penggunaan peralatan arsip
5. Pemeliharaan dan pengamanan arsip
1.1 Kebijakan pengendalian arsip
Aturan Peminjaman Arsip
Peminjam harus menyerahkan surat peminjaman
1.2 Sistem Klarifikasi Arsip
Pembagian arsip
1. Menurut dinamikanya:
a. Arsip dinamis (record); arsip yang hanya boleh digunakan untuk kepentingan internal BPM KEMA FISIP UNPAD, sehingga dalam pengaksesannya terutama oleh pihak eksternal organisasi dibutuhkan pembatasan-pembatasan tertentu. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi dua:
· Aktif, arsip ini masih sering digunakan (frekuensi penggunaannya tinggi) dalam pengambilan kebijakan BPM KEMA FISIP UNPAD
· Inaktif, arsip ini memiliki frekuensi pemakaian yang rendah atau tidak begitu dibutuhkan lagi oleh BPM KEMA FISIP UNPAD.
b. Arsip statis (archives); arsip ini boleh diakses oleh umum tanpa pembatasan yang ketat. Arsip ini biasanya digunakan untuk penelitian, arsip dan dokumentasi.
Dinamis Statis
Aktif Inaktif
Surat Keputusan Foto-foto Surat Ketetapan
VCD
Kaset
Database biodata anggota BPM
dan Kesekretariatan Kema Fisip Unpad
Database alumni
2. Menurut jenisnya:
Pembagian arsip menurut jenisnya lebih ditonjolkan pada pembagian arsip berdasar media dan penggunaannya, yaitu:
a. Audiovisual, contoh: DVD, VCD, kaset film.
b. Audio, contoh: CD audio
c. Visual, contoh: surat-surat, bukti transaksi, notulensi, laporan
d. Alat-alat bukti, diluar yang telah disebutkan
3. Klasifikasi berdasarkan nilai guna
Manajemen kearsipan sangat diperlukan karena memiliki beberapa nilai guna sebagai berikut:
· Administrative value (A)
· Legal value (L)
· Fiscal value (F)
· Research value (R)
· Education value (E)
· Documentative value (D)
1.3 Sistem pelayanan dan penyajian arsip
Dalam setiap filing masing-masing harus dibuat tempat penyimpanannya sendiri untuk memudahkan tempat penyimpanannya kembali, masing-masing harus diberi tanda. Untuk lebih mudah diklasifikasikan berdasarkan jenis. Lalu ditandai berdasarkan content/isi. Pengelompokkan berdasarkan no. urut akan menyulitkan dalam mengingatnya bila terlalu banyak. Penandaan itu juga sebaiknya ditulis dalam kartu indeks yang terpisah yang sekaligus bisa dijadikan kartu penunjuk untuk peminjaman.
Contoh kartu indeks:
No : 01
Jenis arsip : film
Tgl Arsip : 30 Februari 1990
Hal/isi : Dokumentasi khitanan ketua BPM Kema Fisip Unpad
Disimpan di : File dokumentasi ketua BPM
Langkah-langkah pengarsipan
· Pembacaan dan pemberian tanda
· Pencataan dalam kartu indeks
· Penyimpanan dalam berkas
· Pembuatan daftar pinjaman
Contoh kartu tanda peminjaman
No Macam warkat/arsip Peminjam Tgl peminjaman Tgl kembali
Agenda Surat
Harus dibuat terpisah menjadi dua buku atau satu buku dibagi dua, yang terdiri dari:
1. surat masuk
2. surat keluar
contoh:
surat masuk
No tgl terima Instansi Perihal Keterangan
1 25 Januari 2004 PT Pupuk Kandang Undangan Pernikahan -
2 28 Januari 2004 UNPAD Pengumuman beasiswa
untuk disampaikan
kepada mahasiswa
surat keluar
No tgl kirim Instansi Perihal Keterangan
1 30 Januari 2004 BEM Kema Syukuran -
2 29 Desember 2003 PT Dana Segar Permohonan dana
1.4 Penggunaan peralatan teknis arsip
Jenis-jenis Surat dan Penomoran
1. Surat Ketetapan
2. Surat Keputusan
3. Surat Tugas
4. Surat Keterangan
5. Surat Pemberitahuan
6. Surat Undangan
7. Surat Permohonan
a. ijin kegiatan
b. bantuan
c. kesediaan
d. peminjaman tempat dan fasilitas
e. dispensasi
f. dll
8. Surat Perjanjian/transaksi
9. dll
ketua BPM = A
wakil ketua = B
sekjen = C
bid I = C-1
bid II = C-2
bid III = C-3
komisi A = D
komisi B = E
komisi C = F
komisi D = G
contoh penomoran
nama lembaga jenis surat tahun
No. 03 / BPM Kema Fisip Unpad / C-2 / 6 / VI / 04
nomor keluar pembuat bulan
1.5 Pemeliharaan dan pengamanan arsip
Pelayanan dan penyajian arsip
- Koordinator bidang II bertugas memberikan pelayanan arsip kepada pemohon arsip setelah mendapat ijin dari pihak yang berwenang sesuai dengan jenis arsip
- Arsip yang dipinjam dicatat dalam buku peminjaman dengan jangka waktu maksimal 3 hari
- Untuk setiap peminjaman, pemohon arsip harus menyatakan tujuan peminjaman disertai penyerahan kartu identitas yang akan dikembalikan setelah arsip dikembalikan
- Jika peminjam merusak atau menghilangkan arsip maka ia harus bertanggung jawab mengganti atau
memperbaiki arsip tersebut
- Bagi anggota BPM atau Kesekretariatan yang akan meminjam arsip harus menghubungi koordinator bidang II sebagai penanggung jawab arsip
Pengamanan dan pemeliharaan arsip
- Arsip BPM disimpan dalam bentuk softcopy (file computer) dan hardcopy (print out)
- Arsip disimpan dalam almari penyimpanan dan dikunci, kunci tersebut disimpan oleh koordinator bidang II sebagai penanggung jawab bidang administrasi.
II PORPOSAL
Dalam suatu kegiatan atau proyek akan terjadi proses kegiatan. Tahapan-tahapan dalam sebuah kegiatan atau proyek meliputi:
1. Tahap Persiapan
Di dalamnya meliputi:
- Pembentukan konsep kegiatan dalam bentuk proposal
- Perijinan
- Publikasi
- Danus
2. Tahap Pelaksanaan
Meliputi pelaksanaan kegiatan pada hari - H
3. Tahap Evaluasi
Seperti dijelaskan diatas pembuatan proposal masuk ke dalam tahap persiapan (tahap paling awal dalam suatu kegiatan atau proyek)
· Pengertian proposal
Acuan usulan/konsep/ide/gagasan untuk melaksanakan kegiatan dalam bentuk tulisan.
Dokumen tertulis yang berisi rencana kegiatan dari permintaan pendanaan untuk pelaksanaan kegiatan/proyek
Catt: Proposal harus ditulis dengan singkat, padat dan jelas tidak bertele-tele, kecuali memang banyak rangkaian kegiatan.
· Tujuan Pembuatan Proposal
- Untuk mencari dan mendapatkan dukungan dana
- Meyakinkan pendonor
- Memudahkan pelaksanaan kegiatan sebagai acuan/landasan operasional kegiatan
- Reference of term
· Kriteria proposal yang baik
- Teratur, rapi, dan menarik
- Logis/masuk akal
- Sistematis
- Langkah jelas dan tegas
· Beberapa hal yang harus ada dalam proposal
I. Bagian I, Proposal
1. Latar belakang/pengantar
2. Nama dan tema kegiatan
3. Maksud dan tujuan kegiatan
4. Target dan sasaran kegiatan
5. Waktu dan tempat pelaksanaan
6. Materi dan pembicara
7. Penutup dan lembar pengesahan
II. Bagian II, Lampiran-lampiran
8. Susunan/draft acara
9. Susunan kepanitian
10. Rencana kegiatan/estimasi dana
11. Surat-surat
12. Formulir
13. Sponsorship
· Macam-macam Surat
1. Surat undangan
2. Surat permohonan bantuan dana/kesediaan menjadi donatur
3. Surat ijin melaksanakan kegiatan
4. Surat peminjaman tempat + peralatan lain yang diperlukan
5. Surat penawaran kerja sama/sponsorship
6. Surat tanda terima proposal
7. dll. (tergantung kebutuhan)
· Macam-macam bentuk proposal
1. Proposal kegiatan
Acuan, usulan, konsep, ide, gagasan, tentang suatu kegiatan atau proyek. Misal: proposal kegiatan LKMM, KMPM, proposal FISIP PEDULI SENAT FISIP UNPAD, dll
2. Proposal penelitian
Acuan, usulan, konsep, ide, gagasan yang ditujukan kepada badan, instansi dll, untuk mengadakan penelitian terhadap suatu masalah. Proposal penelitian berisi tentang gambaran singkat penelitian yang akan dilakukan, seperti topik atau pembahasan yang akan diangkat, latar belakang penelitian, maksud dan tujuan, penelitian, alasan mengapa isu atau topik tersebut diangkat, waktu yang dibutuhkan untuk mengadakan penelitian, lokasi penelitian, dll.
3. Proposal Usaha
Rancangan rencana kerja yang ditujukan oleh seseorang atau seklompok orang untuk memulai suatu usaha umumnya ditujukan untuk para investor. Proposal ini berisi tentang gambaran singkat mengenai profil usahanya, kelebihan dari usaha yang ditawarkan, penggambaran keuntungan/kerugian yang diterima. Hak-hak dan kewajiban dari masing-masing pihak yang harus dipenuhi. Rincian anggaran operasional, peraturan-
peraturan yang mengatur hubungan antar pihak, misal: investor dengan pemilik usaha, antar investor, dsb.
4. Proposal wirausaha
· Yang harus diperhatikan dalam proposal
Kepada siapa proposal tersebut ditujukan, apakah kepada:
1. Owner: pihak intern orang yang tingkatnya lebih tinggi
Misal: yayasan, ikatan, dari departemen kaderisasi KMPM kpd KMPM
2. Mitra: partner yang akan diajak kerja sama
Di sini harus ada kerjasama antara kedua belah pihak
3. Sponsor: yang penting dapat menggambarkan feedback profit untuk pihak sponsor
4. Lembaga Perijinan
· Umumnya lembaga atau pengusaha sponsor mendanai kegiatan dikarenakan:
- Sesuai dengan pedoman dan kriteria sponsor/pendonor
- Problemnya serius
- Model kegiatannya inovatif dan strategis
- Didukung data dan urgen
- Berkelanjutan
- Tidak bertentangan dengan pembangunan
- Memberi keuntungan yang besar bagi perusahaan
· Kesan pertama proposal
- Rapi, bersih mudah dibaca dan dimengerti
- Menarik penampilannya, sehingga membuat orang tertarik untuk melihat dan membacanya
- Isinya singkat, padat dan jelas
- Menjanjikan hal yang positif
III PEMBUKUAN
Pembukuan yang dipakai dalam kepengurusan Kesekretariatan adalah pembukuan sederhana, hal ini berbeda dengan pembukuan pada perusahaan, karena dalam pembukuan perusahaan, terdapat akun-akun yang tidak ada pada pembukuan BPM seperti penyusutan, beban dll, disamping itu tujuan oembukuan di BPM dan di Perusaaan berbeda yaitu pada pembukuan perusahaan bertyjuan unruk mengetahui keseimbangan antara debetr dan kredit sehimngga dapat diketahui besarnya keunutngan da kerugian, sedangakan pada pembukuan BPM lebih pada kejelasan aliran dana yang dimiliki BPM sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Adapun formatnya sebagai berikut:
Keterangan Debet Kredit Saldo
Contoh
Keterangan Debet Kredit Saldo
Pemasukan dari rektorat 1.000.000 1.000.000
Pembelian almari 500.000 500.000
Pembelian ATK 100.000 400.000
Postingan
